La mejora continua se centra en eliminar los desperdicios (actividades innecesarias) y las operaciones que no le añaden valor al producto o a los procesos. La mejora continua, más que una estrategia, es una razón de ser y una obligación ineludible para cualquier empresa.
Mejora continua, por tanto, es el conjunto de acciones dirigidas a obtener la mayor calidad posible de los productos, servicios y procesos de una empresa. La mayoría de las grandes empresas disponen de un departamento dedicado exclusivamente a mejorar continuamente sus procesos de fabricación o procesos internos. Esto se traduce en reducción de costes y tiempo, dos factores básicos en cualquier estrategia de mejora continua que persiga el crecimiento de una organización.
El resultado de aplicar procesos de mejora continua será un producto o servicio mejorado, más competitivo y que responda mucho mejor a las exigencias del cliente. De ahí que entendamos la mejora continua como un modelo de gestión que de forma permanente y sostenible en el tiempo, que permitirá a la organización eliminar las operaciones que no agregan valor a sus procesos.
Se trata de una metodología de trabajo que se basa en las personas y el uso de Indicadores: se trabaja en equipo para alcanzar los objetivos establecidos. Y son los propios equipos los que resuelven los “problemas” a través de herramientas Lean, desarrollando estándares y persiguiendo la Mejora Continua.
Errores más comunes en un proceso de mejora continua
Sin embargo, en muchas ocasiones esta técnica de gestión por procesos y mejora continua no llega a buen puerto debido a que solemos cometer errores. Por mucho que estemos decididos a que nuestra empresa mejore, hay veces que no logramos nuestro objetivo y es importante reducir este tipo de situaciones. ¿Cuáles son los errores más comunes?
Tener demasiadas expectativas
Siempre que nos ponemos manos a la obra e intentamos llevar a cabo un proceso de este tipo solemos plantearnos un gran número de expectativas que en ocasiones suelen ser excesivas. Es decir, tendemos a especular sobre los resultados que podemos llegar a obtener de manera poco realista. Por ejemplo, muchas entidades creen que estos resultados positivos llegarán muy rápido, pero en realidad ocurre lo contrario. Se trata de un proceso a medio/ largo plazo, por lo que no conseguiremos nada en un corto periodo de tiempo. Lo habitual es que los resultados sean acumulativos y se vayan sucediendo poco a poco hasta alcanzar el objetivo fijado.
No entender los procesos automatizados
La tendencia reside en creer que los procesos automatizados son aquellos que intentan reemplazar las labores realizadas por una persona por otras tareas totalmente automatizadas. Aunque esta idea no es del todo equívoca, sí hay que tener en cuenta que la automatización de procesos va mucho más allá y se centra en múltiples características. Es el caso de la integración del propio sistema o la recopilación de indicadores que nos ofrezcan información sobre el rendimiento en tiempo real. Para que un negocio pueda mejorar de forma continuada, además de crear un modelo y analizar el proceso, es importante hacer hincapié en su mejora y rediseño para que así podamos obtener información sobre si se han optimizado de forma adecuada todos estos procesos.
Basarnos en objetivos específicos
Un proceso de mejora es mucho más eficaz si se lleva a cabo para resolver diferentes problemas. Es decir, una empresa debe entender que la cadena de producción es un todo. En el caso de que queramos hacer uso de este proceso de mejora sobre un hecho aislado, lo habitual es que no obtengamos los mejores resultados. Esto se debe a que la mejora continua engloba una serie de pasos, procedimientos, procesos y optimizaciones, siempre atendiendo a la productividad y eficiencia de la organización.
No dar suficiente apoyo a la implantación
La gestión por procesos y mejora continua necesita que se visualice como un aspecto prioritario en el negocio que reciba el máximo apoyo y todos los recursos que haga falta. No se puede tener la esperanza, como decíamos antes, de que el proceso se termine en poco tiempo y encima hacerlo sin realizar una inversión coherente con los resultados que se está esperando obtener.